Offertes in één minuut — hoe Willemsen Installatietechniek AI aan het werk zet
Herman Willemsen wilde offertes sneller maken. Samen bouwden we een aanpak die offertes van een dag terugbrengt naar één minuut — met slimme categorieën, drie prijsvarianten en Claude AI die het rekenwerk doet.
Als installateur ben je vooral bezig met je vak: leidingen aanleggen, ketels installeren, warmtepompen aansluiten, klanten helpen. Wat er tussendoor moet gebeuren — offertes maken, plannen, administratie — kost onevenredig veel tijd. Voor een enkele installatie-offerte ben je zomaar een halve tot hele dag kwijt.
Herman Willemsen van Willemsen Installatietechniek in Ermelo herkende dat probleem. Een klantvraag komt binnen via mail, Excel of Word. Die moet je vertalen naar meters leiding en aansluitingen. Naar materiaal en uren. Daarna volgen de tarieven en marges. Klantvriendelijk werk, maar tijdrovend.
Slimme categorieën als fundament
De aanpak die we samen bedachten begint bij het onderliggende model: slimme categorieën waarin we materiaal, arbeid en toeslagen vastleggen. Voor elke categorie kwamen we op drie varianten:
- Basis — degelijk en betaalbaar
- Comfort — de middenweg met extra’s die het verschil maken
- Luxe — top-of-the-line
Elke variant heeft z’n eigen prijsklasse. Zo weet Herman meteen waar hij aan toe is bij een aanvraag — en de klant krijgt drie transparante opties in plaats van één ondoorzichtige prijs.
Van klantvraag naar offerte in één minuut
Op basis van die categorieën hebben we een proces ingericht dat de aanvraag automatisch verwerkt:
- Klantvraag komt binnen (mail, Excel of Word)
- Engasy scant de tekst en herkent welke categorieën van toepassing zijn
- Meterprijzen, stuksprijzen en toeslagen worden berekend
- Binnen een minuut ligt er een offerte klaar in drie varianten
Natuurlijk moet er soms bijgestuurd worden — geen twee installaties zijn precies gelijk. Maar wat vroeger een halve dag koste, is nu een controle-slag van hooguit een kwartier.
De Offerte-intake in actie — plak de klantvraag, AI kiest de categorie en berekent drie varianten.
Bijstellen en meegroeien
Nieuwe categorieën toevoegen gaat óók met AI: Herman geeft aan wat er ontbreekt, Claude stelt de categorie voor met bijbehorende regels, hij bevestigt of past aan. De volgende offerte gaat weer sneller en beter. Het systeem groeit mee met het bedrijf, niet andersom.
Wat doe je met de tijd die vrijkomt?
Deze vraag vinden we minstens zo interessant. Twee kanten op:
- Meer offertes maken — snelle reactie op elke lead, hogere conversie, meer omzet
- Meer tijd voor je klant of je gezin — offertes zelf brengen bijvoorbeeld, meer persoonlijk contact, wat weer leidt tot tevredenheid en vertrouwen
Herman heeft het luxeprobleem waar veel installateurs van dromen: nu is er ruimte.
Hoe we het samen deden
Het traject was verrassend kort:
- Klein intake-gesprek — wat speelt er, welke soorten vragen komen binnen, hoe zit het huidige proces in elkaar?
- Een morgen voorbereiding op het Engasy AI-platform — de basis-Canvas Entities inrichten, categorie-structuur schetsen
- ‘s Middags samen aan tafel — vraag doorgesproken, Claude aan het werk gezet, verschillende varianten getest en bijgestuurd
- Nazorg — nog wat kleine verfijning en Willemsen Installatietechniek kan zelf verder
Herman is mijn zwager, dus dit was ook een test voor onszelf: is Engasy AI van toegevoegde waarde voor een klein bedrijf dat niet in software wíl investeren, maar er wél profijt van heeft? Antwoord: ja.
Wat dit voor ons betekent
Projecten als dit waren tot voor kort duur en tijdrovend. Een offerte-generator bouwen met traditionele software-ontwikkeling? Dan zit je maanden vast aan analyse, ontwikkeling en testen. Voor ons is Claude AI een prachtig ontwikkelteam: snelle iteratie, meedenken, oplossingen aandragen.
Voor Herman is AI een werknemer die op elk moment beschikbaar is om administratieve klussen over te nemen. En als het bedrijf groeit? Dan kan hij uitbreiden naar meer functionaliteit — planning, facturatie, service-registratie — zonder opnieuw te hoeven beginnen.
Een mooie win-win.
Willemsen Installatietechniek is gevestigd in Ermelo — willemsen-installatietechniek.nl. Wil je weten hoe zo’n traject er voor jouw organisatie uit zou zien? Plan een gesprek of lees hoe we werken op Hoe werkt het.
Herken je iets in dit verhaal? Plan een gesprek — geen verkoop-pitch, wel eerlijk kijken of AI iets voor jouw situatie kan betekenen.
Plan een kennismaking